Gastbeitrag: Was muss ich bei der ERP-System-Auswahl beachten?

Wir haben Fabian Beck, COO von swiDOC, gefragt, warum ein Enterprise-Resource-Planning-System (kurz ERP) für Unternehmen so wichtig ist und was – auch in Bezug auf die Arbeit mit Dokumenten – bei der Auswahl beachtet werden muss. Sein Gastbeitrag:

In der heutigen globalisierten Geschäftswelt spielen Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) eine entscheidende Rolle bei der Effizienzsteigerung und Integration von Unternehmensprozessen. Die Auswahl des richtigen ERP-Systems ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, unabhängig von ihrer Grösse. In diesem Blogbeitrag nehmen wir einen Vergleich verschiedener ERP-Anbieter für unterschiedliche Unternehmensgrössen vor und konzentrieren uns auf wichtige Kriterien, um Unternehmen dabei zu unterstützen, die optimal passende Lösung für ihre individuellen Anforderungen zu finden.

Was ist ein ERP?

Enterprise Resource Planning, kurz ERP, ist ein umfassendes Software-System, das verschiedene Geschäftsprozesse eines Unternehmens integriert und koordiniert. Es ermöglicht eine zentralisierte Datenverwaltung und -analyse, um eine effiziente Ressourcenplanung und -steuerung zu gewährleisten.

Wozu wird ein ERP genutzt?

ERP-Systeme dienen dazu, sämtliche Unternehmensabläufe zu optimieren. Von der Finanzbuchhaltung über die Produktion bis hin zum Kundenservice – ein ERP ermöglicht eine nahtlose Integration aller Geschäftsprozesse. Dies führt zu einer ganzheitlichen Sicht auf das Unternehmen, wodurch Entscheidungen fundierter getroffen werden können.

Was sind die Vorteile der Nutzung eines ERP-Systems?

Die Vorteile von ERP-Systemen sind vielfältig: Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, verbesserte Kommunikation und erhöhte Transparenz sind nur einige davon. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen zudem ihre Reaktionszeiten verkürzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Für welche Art von Unternehmen sind ERP-Systeme geeignet?

ERP-Systeme sind in Unternehmen aller Grössenordnungen und Branchen einsetzbar. Vom kleinen Start-up bis zum internationalen Konzern können sie angepasst und skaliert werden. Entscheidend ist, dass die individuellen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens berücksichtigt werden, um das optimale ERP-System auszuwählen.

Was ist der Unterschied zwischen einem ERP und einem CMS?

Ein häufiges Missverständnis besteht in der Verwechslung von ERP- und CMS-Systemen. Während ein ERP die gesamten Geschäftsprozesse abdeckt, ist ein CMS (Content Management System) auf die Verwaltung von Inhalten, insbesondere im digitalen Bereich, spezialisiert. Ein ERP ist somit umfassender und greift tiefer in die operativen Abläufe eines Unternehmens ein.

Beispiel

Angenommen, wir betrachten ein mittelständisches Unternehmen, das Kleidung herstellt und vertreibt.

Das ERP-System in diesem Szenario würde alle Geschäftsprozesse des Unternehmens abdecken. Es würde sich um die Verwaltung von Ressourcen wie Materialien, Arbeitskräften und Finanzen kümmern. Wenn eine Bestellung für Tausende von Kleidungsstücken eingeht, würde das ERP-System automatisch die Verfügbarkeit der Rohstoffe überprüfen, den Produktionsprozess initiieren, die Lagerbestände aktualisieren und die finanziellen Transaktionen verbuchen. Es integriert und koordiniert also sämtliche unternehmensweiten Prozesse, um eine effiziente und reibungslose Abwicklung sicherzustellen.

Das Content Management System hingegen fokussiert sich auf die Verwaltung von digitalen Inhalten, insbesondere auf der Unternehmenswebsite. In diesem Fall könnte das CMS dazu dienen, die Produktinformationen, Bilder, Blogbeiträge und andere digitale Inhalte zu organisieren und zu veröffentlichen. Wenn das Unternehmen beispielsweise eine neue Kollektion herausbringt, ermöglicht das CMS die einfache Aktualisierung der Produktbeschreibungen, das Hinzufügen von Bildern und die Veröffentlichung von Werbekampagnen auf der Website.

Welche ERP-Anbieter gibt es in der Schweiz?

In der Schweiz gibt es eine Vielzahl von ERP-Anbietern, die auf die spezifischen Anforderungen des Marktes zugeschnitten sind. Dazu gehören bekannte Anbieter wie SAP, Microsoft Dynamics und Sage, aber auch Anbieter speziell für KMU wie bexio, myfactory oder Proffix. Die Wahl des richtigen Anbieters hängt von den individuellen Bedürfnissen und der Grösse des Unternehmens ab.

ERP-System-Anbieter	Zielgruppe	Website
SAP	Automobilindustrie, Bankwesen, Konsumgüter, Öl, Gas und Energie, Einzelhandel	sap.com
Proffix	Handel, Dienstleistungen	proffix.ch
bexio	Handwerk, Handel, Architekturbüros, Immobilienunternehmen, Agenturen und Dienstleister	bexio.com
myFactory	Handel, Produktion, Dienstleistungen	myfactory.com
aplix	Lebensmittel, Handel, E-Commerce, Kosmetik, chemische Produkte	aplix.swiss

Natürlich ist das nur ein Auszug diversester Anbieter – online gibt es zahlreiche ERP-System-Vergleiche.

Welches ERP passt zu mir? Wie gehe ich vor?

Die Auswahl des geeigneten ERP-Systems ist entscheidend für den Erfolg der Implementierung. Eine umfassende Bedarfsanalyse, klare Zielsetzungen und die Einbeziehung der Mitarbeitenden sind dabei wichtige Schritte. Ein ERP-System sollte nicht nur die aktuellen, sondern auch zukünftige Anforderungen des Unternehmens erfüllen können.

Bedarfsanalyse

Führen Sie eine gründliche Analyse der Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen durch. Identifizieren Sie Bereiche, die durch ein ERP-System verbessert werden können. Analysieren Sie insbesondere, welche Prozesse in Zukunft mit einem ERP abgebildet werden sollen und wo der höchste Änderungsbedarf herrscht.

Festlegung von Zielen

Definieren Sie klare Ziele für die Einführung des ERP-Systems. Diese könnten die Verbesserung der Effizienz, die Reduzierung von Kosten, die Steigerung der Transparenz oder andere geschäftsbezogene Ziele sein.

Budgetierung

Setzen Sie ein realistisches Budget für die ERP-Einführung fest. Berücksichtigen Sie nicht nur die Lizenzkosten, sondern auch Implementierungskosten, Schulungskosten und laufende Wartungskosten.

Auswahl des passenden ERP-Systems

Wählen Sie, basierend auf der Bedarfsanalyse und den Zielen, das ERP-System aus, das am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Hierbei kann die Unterstützung eines ERP-Beraters hilfreich sein.

Projektteam bilden

Stellen Sie ein kompetentes Projektteam zusammen, das für die Planung, Implementierung und Überwachung des ERP-Projekts verantwortlich ist. Dieses Team sollte aus internen Mitarbeitenden sowie gegebenenfalls externen ERP-Experten bestehen.

Externe Beratung in Betracht ziehen

Die Einbeziehung externer Berater, die auf ERP-Implementierungen spezialisiert sind, kann den Erfolg des Projekts nachgewiesenermassen fördern. Sie bringen Fachwissen und Best Practices mit, um potenzielle Probleme zu vermeiden.

Customizing und Konfiguration

Passen Sie das ERP-System an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an. Dies kann die Anpassung von Prozessen, Berichten und Schnittstellen umfassen.

Schulung der Mitarbeitenden

Die Schulung der Mitarbeitenden ist entscheidend für den reibungslosen Übergang. Sorgen Sie dafür, dass alle Nutzer die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten haben, um das neue System effektiv zu nutzen.

Testphase

Führen Sie umfassende Tests durch, bevor das ERP-System live geht. Identifizieren und beheben Sie eventuelle Probleme, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Schrittweise Implementierung

Implementieren Sie das ERP-System schrittweise, um Risiken zu minimieren. Beginnen Sie vielleicht mit einer Pilotgruppe, bevor Sie es auf das gesamte Unternehmen ausdehnen.

Monitoring und Optimierung

Überwachen Sie die Performance des ERP-Systems kontinuierlich. Sammeln Sie Feedback von den Nutzern und optimieren Sie Prozesse bei Bedarf.

Langfristige Unterstützung

Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu langfristiger Unterstützung und Wartung für das ERP-System haben. Dies kann durch den ERP-Anbieter oder externe Dienstleister erfolgen.

Wie kann ich mein Dokumentenmanagement (DMS) mit meinem ERP-System verbinden?

ERP-Systeme können zwar Unternehmensabläufe steuern und optimieren, bringen jedoch kein eigenes Archiv oder Dokumentenmanagementsystem im Funktionsumfang mit. Die Folge daraus ist, dass viele Industrie- und Dienstleistungsunternehmen trotz des Einsatzes von ERP-Software nach wie vor Dokumente physisch archivieren.

Über offene Integrationen können vom ERP-System generierte Dokumente automatisiert in ein Dokumentenmanagementsystem überführt werden, was dank einer durchgängigen Digitalisierungskette die Kosten in der Administration senken kann.

Fazit

Ein ERP-System ist ein unverzichtbares Instrument zur Steigerung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Durch die Integration verschiedener Geschäftsprozesse bietet es einen ganzheitlichen Blick auf die Unternehmensstrukturen.

Die Auswahl des richtigen ERP-Systems erfordert eine sorgfältige Analyse der Unternehmensanforderungen und eine strategische Herangehensweise. Die Verbindung von Dokumentenmanagement und ERP rundet das Gesamtpaket ab, um die Potenziale moderner und digitaler Unternehmensführung voll auszuschöpfen.

Fabian Beck, Chief Operating Officer, swiDOC

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