Was ist ein ERP? Wann ist ein Archiv revisionssicher? Und was macht eine REST-API? Hier finden Sie die wichtigsten Begriffe rund um die Digitalisierung von KMU — aus unserer täglichen Projektpraxis.
Software für die systematische Pflege von Kundenbeziehungen: Alle wichtigen Kundeninformationen laufen an einem Ort zusammen, Aktivitäten wie Termine und Aufgaben werden zentral verwaltet. CRM ist als Modul in ERP-Systemen wie Proffix Px5 und myFactory enthalten.
Ein DMS erfasst, verschlagwortet und archiviert Dokumente aus allen Quellen — vom gescannten Papierbeleg über E-Mails bis zu Office-Dateien. Die Informationen stehen berechtigten Nutzern danach geräteunabhängig, durchsuchbar und revisionssicher zur Verfügung. Bekannte Lösungen für Schweizer KMU sind Kendox InfoShare und swiDOC.
Die elektronische Rechnung wird digital erstellt, versendet, empfangen und direkt verbucht — das spart Zeit sowie Kosten für Papier, Druck und Versand. Mit Proffix E-Rechnung lassen sich Rechnungen an Kunden senden und Lieferantenrechnungen direkt im Kreditorenmodul verbuchen.
Die zentrale Business-Software eines Unternehmens: Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung und Buchhaltung werden über eine zentrale Datenbank gesteuert. So sparen KMU in der Administration viel Zeit. Bewährte Schweizer KMU-Lösungen sind Proffix Px5 und das Cloud-ERP myFactory.
Das buchhalterische Herz des ERP: In einer integrierten FiBu fliessen alle Informationen aus Auftrags-, Debitoren- und Kreditorenerfassung sowie der Lagerverwaltung automatisch zusammen. Das Betriebsergebnis ist damit jederzeit aktuell — ohne manuelle Doppelerfassung.
Ein MIS bündelt Unternehmenskennzahlen in einem zentralen System. Der Echtzeitzugriff auf alle relevanten Daten und Auswertungen liefert die Grundlage für fundierte Entscheidungen auf Managementebene — etwa mit dem Business Manager von myFactory.
Texterkennung, die gescannte Dokumente in durchsuchbaren Text umwandelt. Im DMS entsteht daraus zum Beispiel ein Searchable PDF: Belege lassen sich per Volltextsuche finden, und Rechnungsdaten können automatisch ausgelesen und an die Buchhaltung übergeben werden.
Das Kassensystem im Verkauf. Moderne POS-Lösungen wie Arcavis oder die Wato Kasse gleichen Verkäufe über Schnittstellen automatisch mit Onlineshop, Warenwirtschaft und Buchhaltung ab — Tagesumsätze und Lagerbestände werden ohne manuellen Aufwand verbucht.
Software, die produzierende KMU von der Ressourcen- und Einsatzplanung bis zum Controlling unterstützt — mit automatisierten Fertigungsvorschlägen, frei definierbaren Stücklisten und lückenloser Serienverfolgung.
Eine standardisierte Web-Schnittstelle, über die Software-Systeme Daten austauschen. REST-APIs verbinden zum Beispiel das ERP mit Onlineshop oder DMS: Proffix Px5 bietet REST-API-Schnittstellen unter anderem zu Shopware und Magento; fehlende Schnittstellen lassen sich individuell programmieren.
Die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten: verfälschungssicher mit Zeitstempel, Versionierung, Änderungsprotokoll und Löschschutz über zehn Jahre. Damit erfüllt das Archiv die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung — eine reine Server- oder Cloud-Ablage reicht dafür nicht aus.
Die Selbstbedienungskasse im Einzelhandel: Kundinnen und Kunden scannen und bezahlen ihre Einkäufe selbst. Bei Lösungen wie Arcavis stehen an der Self-Checkout-Station alle Funktionen und Zahlungsarten der Touch-Kasse zur Verfügung — inklusive Scanning und Touch-Auswahl.
Papierbelege werden stapelweise über einen Dokumentenscanner digitalisiert, automatisch getrennt, verschlagwortet und im Archiv abgelegt. So wandern ganze Ordner effizient ins DMS — der erste Schritt zum papierlosen Büro.
Das Modul im ERP, das Artikel, Lager und die kompletten Ein- und Verkaufsprozesse zentral steuert — inklusive Disposition, variabler Preisgestaltung und Rückverfolgbarkeit von Serien- und Chargennummern über mehrere Lager hinweg.
Ein digital abgebildeter Arbeitsablauf: Prozess-Schritte und Bedingungen werden einmal definiert, danach leitet die Software Aufgaben automatisch an die richtigen Stellen weiter. Typisches Beispiel ist die digitale Rechnungsprüfung mit Visum und Freigabe — umgesetzt mit der Workflow-Engine des DMS oder mit Tools wie Wrike und gooflow.
Ein Begriff fehlt? Schreiben Sie uns an info@allix.ch — wir ergänzen das Glossar laufend.
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