Kendox InfoShare

Kendox — das Dokumentenmanagementsystem zur digitalen Archivierung von Dokumenten.

Kendox bietet eine Gesamtlösung, um das Papier aus Ihrem Büro zu verbannen: Informationen bereitstellen, in Akten organisieren, rechtskonform archivieren, Rechnungen digital signieren und freigeben — das gesamte Dokumentenmanagement wird digital.

Demo vereinbaren Funktionen im Überblick

Warum Kendox

Das beste DMS für die Bedürfnisse von KMU.

Ohne Dokumentenmanagement-Software sind Kundeninformationen oft in E-Mail-Postfächern, Offerten-, Rechnungs- und Projektordnern verstreut. Kendox speichert alle Dokumente in einem zentralen Archiv, auf das Ihr Team jederzeit von überall Zugriff hat.

Verstreute Informationen?

Offerten im Postfach, Rechnungen im Ordner, Pläne auf dem Projektlaufwerk: Wer Dokumente sucht, statt mit ihnen zu arbeiten, verliert täglich Zeit.

Homeoffice ohne Unterlagen?

Papier bleibt im Büro. Mit Kendox haben Mitarbeitende grenzenlosen Zugang zu allen Firmenunterlagen — eine elementare Grundlage für das Homeoffice.

Hohe Initialkosten?

Durch den modularen Aufbau entstehen keine hohen Initialkosten. Kendox kann jederzeit erweitert werden und wächst mit Ihrem Unternehmen mit.

Dokumentenmanagement

Das kann Kendox, die Dokumentenmanagement Software.

Aus Word, Excel, PowerPoint und Outlook, dem ERP-Programm oder CAD-Tool, über einen Scanner oder die App gelangen Dokumente in die Kendox Cloud, wo sie revisionssicher archiviert werden. Über den Mobile Webclient öffnen und bearbeiten Sie sie auf dem Smartphone oder am PC.

Dokumente speichern

·Direkt aus Word, Excel, PowerPoint und Outlook
·Aus Business-Tools wie ERP oder CAD
·Briefpost und Belege stapelweise scannen
·Automatische Verschlagwortung

Digitale Archivierung

·Tschüss Bundesordner: gesetzeskonform und revisionssicher
·Unveränderbare, verfälschungssichere Ablage
·Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten
·Sicher bei Hacking, Feuer, Wasser oder Server-Absturz

Elektronische Akten

·Dokumente, E-Mails, CAD-Dateien und Daten zu Dossiers bündeln
·Ideal für Kunden-, Bau- und Personalakten
·Aktendeckel erstellen

Dokumente finden

·Suche nach Titeln, Akten, Stichworten und Volltext
·Zugriffe und Änderungen automatisch protokolliert
·Dokumenten-Versionierung

Prozesse automatisieren

·Einfache Prozesse im intuitiven Designer selbst erstellen
·Verantwortlichkeiten definieren und nachverfolgen
·Komplexe Automationen von Allix programmieren lassen

Papierlos arbeiten

·Dokumente und Akten für Benutzer freigeben
·Rechnungen und Belege digital visieren
·Feste und temporäre Zugriffsrechte
·Mehrsprachig — alle Informationen jederzeit überall

Kendox lässt sich beliebig erweitern — fehlt eine Schnittstelle, programmieren wir, was Sie benötigen:

Proffix: Stammdaten & VerlinkungenMasterDataSync von AllixMicrosoft SharePoint, CRM & DynamicsCAD-Formate und CAD-SystemeSAP Archivierung & MigrationCompliance-Storage-Systeme

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Rechtskonforme Archivierung

Revisionssicher archivieren nach Schweizer Recht.

Kendox speichert digitale Dateien und Papierdokumente in einem zentralen elektronischen Archiv: gesetzeskonform, sicher, langfristig und gut strukturiert — geschützt vor unbefugtem Zugriff, Feuer, Wasser und Verlust.

Das DMS ermöglicht die zentrale, unveränderbare, fälschungssichere und nachvollziehbare Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente: Abschlüsse, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Aufträge, Verträge, Kassabelege und Korrespondenz, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen.

Automatische Versionierung

Kendox dokumentiert, wer was wann geändert hat, und behält alle Fassungen eines Dokuments. Anpassungen bleiben nachvollziehbar, frühere Versionen lassen sich jederzeit wiederherstellen.

Digitale Signatur

Dokumente mit einem Klick eindeutig und fälschungssicher signieren und freigeben — statt Ausdruck und Versand per interner Post. Das eröffnet besonders im Kreditoren-Workflow neue Möglichkeiten.

Lebenszyklus von Dokumenten

Jedes Dokument erhält einen definierten Lebenszyklus. Das stellt die gesetzlichen Anforderungen sicher und hält zugleich die Performance des Systems hoch.

Schweizer Sicherheitssystem

Kendox ist eine Schweizer Software mit Sitz in Oberriet SG: rollenbasierte Security, Dokumentenverschlüsselung, Hashwerte, LDAP/ADS-Unterstützung — und mehrfach zertifiziert.

Kendox unterstützt nahezu alle Compliance-Speichersysteme — von FAST LTA Silent Cubes über Hitachi HCP bis NetApp SnapLock. Entscheidend ist die Implementierung: Mit der Erfahrung aus über 100 DMS-Projekten begleiten wir Sie bei der Einführung.

E-Mail-Archivierung

E-Mails im Outlook und Microsoft Exchange archivieren.

Über 80 % der geschäftlichen Kommunikation erfolgt heute elektronisch — im Schnitt wenden Mitarbeitende zwei Stunden pro Tag für E-Mails auf und eine weitere Stunde für die Suche danach. Kendox bewahrt alle E-Mails inklusive Anhängen, die sich über verschiedene Postfächer verteilen, in einem zentralen Archiv sicher auf — und entlastet damit Mailserver und Outlook-Postfächer.

In der Schweiz gibt es zwar keine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht für E-Mails. Enthält eine E-Mail aber geschäftsrelevante Informationen wie eine Bestellung, unterliegt sie dennoch den gesetzlichen Anforderungen der Archivierung — und kann laut Bundesgerichtsentscheid zur «Schriftlichkeit» ausreichen.

Funktionen der E-Mail-Archivierung

Regelbasiert, manuell oder vollständig archivieren — frei kombinierbar
Archiv-Status direkt im Outlook erkennen, per Mausklick archivieren
Archivierte E-Mails im Outlook öffnen, beantworten und weiterleiten
Leistungsfähige Volltextsuche über die E-Mail-Kommunikation
E-Mails aus dem Archiv wiederherstellen
Automatisierte Prozesse auslösen, z.B. die Rechnungsfreigabe
Server- oder Cloud-Installation

Stapelscanning

Dokumente, Belege und QR-Rechnungen stapelweise digitalisieren.

Kendox Scan ist die komfortable Lösung, um Papierdokumente stapelweise zu digitalisieren, weiterzuverarbeiten und zu archivieren: Die Software trennt und klassifiziert Dokumente, liest Informationen aus, verschlagwortet automatisch, übergibt an das ERP-Programm oder erstellt volltextfähige PDF-Dateien — ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang.

Scannen

Dokumente mit OCR-Scanner, Swiss QR Code Reader oder Multifunktionsgerät erfassen — oder Dateien direkt von der Harddisk einlesen.

Indexieren

Automatische Erkennung von Barcodes, Seitentrenn-Codes, Texten (OCR) und Formularen — oder manuelle Indexierung am PC.

Speichern

Ablage inklusive Index-Datei im gesetzeskonformen elektronischen Archiv, verlinkt mit dem ERP-Programm.

Weiterverarbeiten

Übergabe an den Workflow Manager, volltextfähige PDF-Dateien (Searchable PDF) erstellen oder per digitaler Signatur visieren.

Spezielle Filter erkennen die geläufigsten Dokumenttypen wie Lieferscheine, Rechnungen und Kassenbelege selbst — je nach Scanner mit bis zu 360 Seiten pro Minute. Kendox Scan ist Teil der InfoShare-Produktfamilie, lässt sich aber auch als eigenständige Scan-Lösung in anderen Systemumgebungen einsetzen. Wie Sie Belege mit All.Scan direkt nach Proffix digitalisieren, zeigt unsere Seite Scanning & Mobile.

Pakete & Preise

Kendox Cloud: Pakete für Online-Archiv und DMS.

Die Digitalisierung beginnt mit digitalen Dateien. Kendox gibt es als Cloud-Paket in mehreren Ausbaustufen — vom Belege-Archiv mit Volltextsuche bis zum vollen Funktionsumfang mit Outlook-Integration, digitalen Dossiers und Searchable PDF. Für Treuhänder gibt es ein attraktives Preismodell mit günstigen Read-Only-Usern.

Pakete & Preise ansehen

Funktionsumfang der Kendox-Cloud-Pakete

Archivieren von Belegen mit Volltextsuche
Datenhaltung in der Schweiz
Individuelle Benutzerrechte und Rechtemanager
Outlook-Integration und digitale Dossiers
Searchable PDF und Personaldossier
Addons: Kreditoren-Workflow, Stellvertreter-Regelung, Master Data Sync, Read-Only-User

Welche Funktionen in welchem Paket enthalten sind, zeigt der Vergleich auf der Preisseite.

FAQ

Häufige Fragen zu Kendox

Was ist Kendox InfoShare?

Kendox ist ein Dokumentenmanagementsystem, das digitale Dateien und Papierdokumente in einem zentralen, rechtskonformen Archiv speichert. Dokumente sichern Sie direkt aus Word, Excel, Outlook oder dem CAD-Tool; Papierbelege scannen Sie stapelweise ein. Kendox liest die relevanten Informationen aus, verschlagwortet die Dokumente automatisch und weist sie den entsprechenden Akten zu.

Ist die Archivierung mit Kendox gesetzeskonform?

Ja. Kendox archiviert geschäftsrelevante Dokumente zentral, unveränderbar, fälschungssicher und nachvollziehbar — mit Versionierung, Änderungsprotokoll und definierbaren Aufbewahrungsfristen. Die Schweizer Software mit Sitz in Oberriet SG ist mehrfach zertifiziert.

Müssen E-Mails in der Schweiz archiviert werden?

Eine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht für E-Mails gibt es in der Schweiz nicht. Enthält eine E-Mail jedoch geschäftsrelevante Informationen wie eine Bestellung, unterliegt sie den gesetzlichen Anforderungen der Archivierung — und kann laut Bundesgerichtsentscheid zur «Schriftlichkeit» ausreichen. Kendox archiviert solche E-Mails regelbasiert oder manuell direkt aus dem Outlook.

Wie kommen Papierdokumente ins Kendox?

Mit Kendox Scan: Papierdokumente werden stapelweise mit einem OCR-Scanner erfasst, automatisch getrennt, klassifiziert und verschlagwortet — je nach Scanner mit bis zu 360 Seiten pro Minute. Lieferantenrechnungen lassen sich so einer Akte zuordnen, digital visieren und vom ERP-System verbuchen.

Lässt sich Kendox mit Proffix und anderen Systemen verbinden?

Ja. Die Proffix-Integration tauscht Stammdaten und Verlinkungen aus — der von Allix entwickelte MasterDataSync synchronisiert die Adressen automatisch. Dazu kommen Integrationen für Microsoft SharePoint, CRM und Dynamics, CAD-Systeme und SAP. Fehlt eine Schnittstelle, programmieren wir sie.

Brauchen wir für Kendox eigene Server?

Nein. Bei «InfoShare as a Service» wird der gesamte Betrieb von Kendox ausgelagert — Sie müssen keine eigene Archiv-Infrastruktur aufbauen. Der Zugriff erfolgt über den Mobile Webclient auf dem Smartphone oder am PC.

Bereit für den nächsten Schritt in der Digitalisierung?

Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und erfahren Sie, wie ERP, DMS und Scanning bei Ihnen zusammenspielen — pragmatisch, schweizerisch, seit 2006.

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