Die DMS Software ist der erste Schritt zum papierlosen Büro — mit einem professionellen Dokumenten Management System gehen Sie weiter in der Digitalisierung.
«Informationen sind das Öl des 21. Jahrhunderts.» Ein DMS versorgt die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort mit den richtigen Informationen — nutzerfreundlich, zuverlässig und kostengünstig.
Papier ist in einer mobilen Arbeitswelt das falsche Medium.
Mitarbeitende arbeiten im Homeoffice, auf dem Arbeitsweg oder beim Kunden — Papierdossiers und lokale Ordner halten da nicht mit.
Suchen statt Arbeiten?
Wer Belege in Ordnern und Mail-Postfächern sucht, verliert täglich Zeit — Zeit, die für Wertschöpfung fehlt.
Compliance-Risiko?
Server-Ablage und Cloud-Speicher allein sind nicht revisionssicher. Die Geschäftsbücherverordnung verlangt mehr.
Kein Zugriff unterwegs?
Ob Zentrale, Homeoffice oder Zug — alle Mitarbeitenden brauchen dieselben Möglichkeiten zu arbeiten.
Erfassen, integrieren, archivieren — in einem Arbeitsschritt.
Speichern und Archivieren zugleich: Ob Word, Excel, E-Mail, CAD oder PDF — beim Speichern landet das Dokument automatisch verschlagwortet im Archiv, mit den richtigen Berechtigungen.
Erfassen
Wie gelangen die Informationen ins DMS?
- ·Papiere stapelweise scannen
- ·Aus Word, Excel und PowerPoint speichern
- ·Outlook, Exchange, IceWarp
- ·ERP-System, z.B. Proffix
- ·CAD-Tools
- ·Wir erstellen Schnittstellen
Integrieren
Wie teilen wir Informationen im Team?
- ·Nahtlos auf das Archiv zugreifen
- ·Voller Zugriff von unterwegs
- ·Gute Suchfunktion
- ·Infos zu Akten bündeln
- ·Prozesse vorgeben
- ·Digital visieren + freigeben
- ·Fester + temporärer Zugriff
- ·Mehrsprachig
Archivieren
Wie werden Dokumente digital aufbewahrt?
- ·Infos zentral an einem Ort
- ·Versionierung + Protokollierung
- ·Sicheres Backup
- ·Gesetzeskonform archivieren
- ·Lebenszyklen von Dokumenten
- ·Compliance-Vorgaben
- ·Daten extrahieren + verarbeiten
- ·Als Cloud-Lösung verfügbar
Die DMS Software ist Ihr unsichtbarer Roboter.
Ein professionelles DMS verfügt über eine Workflow-Engine, mit der Arbeitsabläufe grafisch designt werden: Prozess-Schritte und Bedingungen definieren — fertig.
Beispiel digitale Rechnungsprüfung: Eingangsrechnungen werden direkt aus dem E-Mail-Programm im Archiv gespeichert und vollautomatisiert zur Kontrolle an die richtigen Stellen weitergeleitet. Die Mitarbeitenden erhalten einen Task samt Erinnerung — eine enorme Erleichterung für die Buchhaltung.
Typische DMS-Workflows
- Digitale Rechnungsprüfung mit Visum und Freigabe
- Vertragsfristen überwachen und erinnern
- Dokumente mit Externen teilen — sicher und protokolliert
- Posteingang automatisch klassieren und verteilen
- Aus Proffix heraus automatisch archivieren (Autoarchiver)
Das DMS liefert einen unmittelbaren Return on Investment.
Weniger Suchen spart Zeit und schafft einen freien Kopf: Nutzen Sie die eingesparte Arbeitszeit für Massnahmen, die zum Unternehmenswachstum beitragen.
Rechtssicher
Löschschutz über 10 Jahre, Versionierung, Änderungsprotokoll.
Integriert
Vollintegration in Proffix, Bexio, Office und OneDrive.
Flexibel
Als Cloud-Lösung oder lokale Installation verfügbar.
Vom günstigen Online-Archiv bis zum Enterprise-DMS.
swiDOC Archiv
Kostengünstiges Online-Archiv für die rechtskonforme digitale Ablage von Dokumenten.
Mehr erfahrenKendox Entry
Einstieg in ein professionelles DMS mit Versionierung, automatisierten Prozessen und Berechtigungssystem.
Mehr erfahrenKendox Pro
Voller Funktionsumfang inkl. Outlook-Integration, digitalen Akten und Searchable PDF.
Mehr erfahrenDie Preise zu den Paketen finden Sie auf der Preisseite.
Welches ist das passende DMS für meine Zwecke?
| Funktionen | swiDOC | Kendox Entry | Kendox Pro |
|---|---|---|---|
| Rechtssicher | |||
| Archivierung digitaler Dokumente | |||
| Löschschutz über 10 Jahre | |||
| Änderungsprotokoll | |||
| Ordnungsstrukturen zur Ablage | |||
| Belegvorschau | |||
| Berechtigungen auf Ordner | |||
| Vollintegration in Proffix | |||
| Als Cloudlösung verfügbar | |||
| Versionierung | — | ||
| Anotationen auf Dokument | — | ||
| Granulares Berechtigungssystem | — | ||
| Workflows für Dokumente | — | ||
| Digitale Rechnungsprüfung | — | ||
| Dokumente mit Externen teilen | — | ||
| Office Integration | — | ||
| Als lokale Lösung verfügbar | — | ||
| Digitale Akten | — | — | |
| Chat mit Dokumenten | — | — | |
| Integration in Bexio | — | — | |
| One-Drive Integration | — | — |
Häufige Fragen zum DMS
Was ist ein Dokumenten Management System (DMS)?
Ein DMS erfasst, verschlagwortet und archiviert Dokumente aus allen Quellen — vom gescannten Papierbeleg über E-Mails bis zu Office-Dateien. Die Informationen stehen den berechtigten Nutzern danach geräteunabhängig, von überall und zu jeder Zeit zur Verfügung.
Warum reicht ein Fileserver oder Cloud-Speicher nicht aus?
Für eine revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung reicht eine Server- oder Cloud-Ablage allein nicht. Ein DMS archiviert Dokumente verfälschungssicher mit Zeitstempel, Versionierung, Änderungsprotokoll und Löschschutz über 10 Jahre — und erfüllt damit die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung.
Kann ein DMS auch Prozesse automatisieren?
Ja. Eine professionelle DMS-Software verfügt über eine Workflow-Engine: Eingangsrechnungen werden z.B. direkt aus dem E-Mail-Programm archiviert und vollautomatisch zur Rechnungskontrolle an die richtigen Stellen weitergeleitet — inklusive Task und Erinnerung.
Lässt sich das DMS mit unserem ERP verbinden?
Ja. Kendox und swiDOC bieten eine Vollintegration in Proffix sowie Integrationen in Bexio, Office und OneDrive. Fehlt eine Schnittstelle, programmieren wir sie.
Cloud oder lokale Installation?
Beides ist möglich. Als Cloud-DMS arbeiten alle Mitarbeitenden ohne örtliche Beschränkung — in der Zentrale, im Homeoffice oder unterwegs. Wer eigene Server-Infrastruktur bevorzugt, betreibt das DMS lokal.
Was kostet ein DMS für ein KMU?
Das hängt von Funktionsumfang und Nutzerzahl ab: vom günstigen swiDOC-Online-Archiv bis zum vollausgebauten Kendox Pro. Die Pakete und Preise finden Sie auf unserer Preisseite — oder wir beraten Sie unverbindlich.
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